Ein technischer Leitfaden für die Finanzmodellierung von Software-as-a-Service Geschäftsmodellen
Was macht SaaS aus Modellierungssicht besonders?
SaaS ist eines der am häufigsten modellierten Geschäftsmodelle. Und gleichzeitig eines, bei dem die meisten Fehler passieren.
Der Grund: SaaS sieht auf den ersten Blick einfach aus. Kunden zahlen monatlich, der Umsatz ist recurring, die Kosten sind überschaubar. Aber unter der Oberfläche versteckt sich Komplexität.
Die Herausforderung liegt in drei Bereichen:
Erstens: Kundenverhalten. Kunden kommen, bleiben eine Weile, und irgendwann gehen sie. Dieses Verhalten über Zeit zu modellieren erfordert Kohorten-Logik. Ohne Kohorten ist dein MRR eine Blackbox.
Zweitens: Revenue Recognition. Wenn ein Kunde ein Jahresabo kauft, hast du sofort Cash, aber der Umsatz verteilt sich über 12 Monate. Diese Unterscheidung ist nicht optional, sie ist buchhalterisch zwingend.
Drittens: Die richtigen KPIs. MRR, ARR, Churn, NRR, LTV, CAC, Payback. SaaS hat mehr etablierte Metriken als die meisten anderen Geschäftsmodelle. Dein Modell muss sie korrekt berechnen.
In diesem Artikel zeige ich dir, wie du ein SaaS-Finanzmodell von Grund auf aufbaust. Mit Kohorten, korrekter Revenue Recognition und allen relevanten KPIs.
Das SaaS Geschäftsmodell verstehen
Bevor wir modellieren, müssen wir das Geschäftsmodell verstehen.
Wie verdient ein SaaS-Unternehmen Geld?
Kunden zahlen regelmäßig für den Zugang zu einer Software. Die Zahlung kann monatlich oder jährlich erfolgen. Es gibt keine einmalige Lizenz, kein Eigentum. Der Kunde mietet die Software.
Die Customer Journey
Das Besondere: Nach dem initialen Sale beginnt die eigentliche Arbeit. Der Kunde muss bleiben. Jeder Monat, den ein Kunde bleibt, generiert Umsatz. Jeder Kunde, der kündigt, ist verlorener wiederkehrender Umsatz.
Detailtiefe je nach Unternehmensphase
Je nach Phase des Unternehmens sollte das Finanzmodell unterschiedliche Detailtiefe haben.
Pre-Revenue
In dieser Phase macht es wenig Sinn, sich im Detail über den Customer Funnel Gedanken zu machen. Du hast noch keine Erfahrungswerte. Das Modell sollte einfach bleiben: Annahmen zu Kundenzahlen und Pricing, mehr nicht.
Erste Kunden
Du hast erste Daten. Jetzt kannst du den Funnel modellieren: Leads, Organic vs. Paid, Conversion Rates, Onboarding Duration, Trial-to-Contract. Du kannst Annahmen mit echten Zahlen validieren.
Skalierung
Volle Detailtiefe nötig: Kohorten-Analyse, Channel-spezifische CAC, Expansion Revenue, Churn nach Kundensegment. Das Modell zeigt, welche Hebel funktionieren.
Modell-Struktur für SaaS
Für ein SaaS-Modell empfehle ich folgende Sheet-Struktur:
| Sheet | Inhalt |
|---|---|
| Assumptions | Alle Inputs zentral |
| Cohorts | Kundenentwicklung über Zeit |
| Revenue | MRR/ARR Berechnung, Revenue Recognition |
| Costs | OpEx nach Kategorie |
| P&L | Gewinn- und Verlustrechnung |
| Cashflow | Cash Flow Statement |
| Balance Sheet | Bilanz |
| KPIs | Dashboard mit allen Metriken |
Zeitachse: Monatlich für die ersten 24-36 Monate, dann optional quartalsweise oder jährlich.
Besonderheit: Das Kohorten-Sheet ist das Herzstück. Von hier aus wird alles andere abgeleitet.
Revenue Modellierung: Das Herzstück des SaaS-Modells
Die Revenue-Modellierung ist bei SaaS der komplexeste und wichtigste Teil. Hier entscheidet sich, ob dein Modell die Realität abbildet oder nicht.
Schritt 1: Kunden-Akquisition definieren
Alles beginnt mit neuen Kunden. Im Assumptions-Sheet definierst du die wichtigsten Inputs:
📋 Assumptions: Kunden-Akquisition
| Parameter | Jahr 1 | Jahr 2 | Jahr 3 |
|---|---|---|---|
| Neue Kunden / Monat | 10 | 25 | 50 |
| Monatsabo Preis | €500 | €500 | €550 |
| Jahresabo Preis | €5.000 | €5.000 | €5.500 |
| Anteil Jahresabos | 30% | 40% | 50% |
| Monthly Churn | 5% | 4% | 3% |
Blaue Werte = Inputs (im Excel manuell anpassbar)
Schritt 2: Kohorten-Matrix aufbauen
Eine Kohorte ist die Gruppe von Kunden, die in einem bestimmten Monat gewonnen wurde. Für jede Kohorte trackst du, wie viele Kunden über Zeit aktiv bleiben.
📊 Kohorten-Matrix: Aktive Kunden
| Kohorte | M1 | M2 | M3 | M4 | M5 | M6 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Januar | 10 | 9 | 8 | 8 | 7 | 7 |
| Februar | - | 12 | 11 | 10 | 9 | 9 |
| März | - | - | 15 | 13 | 12 | 11 |
| April | - | - | - | 14 | 12 | 11 |
| Gesamt Aktiv | 10 | 21 | 34 | 45 | 40 | 38 |
Orange markiert = Neue Kunden der Kohorte
Die Churn-Logik
Es gibt zwei Ansätze:
Ansatz 1: Konstanter monatlicher Churn
Beispiel: 5% monatlicher Churn bedeutet, dass jeden Monat 5% der Kunden kündigen.
Ansatz 2: Kohortenspezifischer Churn (realistischer)
Neue Kunden kündigen häufiger als etablierte Kunden:
📉 Typische Retention-Kurve
Wer die ersten Monate übersteht, bleibt tendenziell länger.
Schritt 3: MRR berechnen
MRR (Monthly Recurring Revenue) ist die zentrale Metrik. Die Berechnung:
Bei unterschiedlichen Pricing Tiers:
MRR Movements
Für ein vollständiges Bild brauchst du die MRR-Bewegungen:
📈 MRR Bridge: März
Schritt 4: Revenue Recognition
Jetzt wird es wichtig: MRR ist nicht gleich Umsatz.
Wenn ein Kunde im Januar ein Jahresabo für 12.000€ kauft:
💰 Revenue Recognition: Jahresabo €12.000
| Metrik | Jan | Feb | Mär | ... | Dez | Summe |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 💵 Cashflow | €12.000 | €0 | €0 | ... | €0 | €12.000 |
| 📊 Revenue | €1.000 | €1.000 | €1.000 | ... | €1.000 | €12.000 |
| 📋 Deferred Rev. | €11.000 | €10.000 | €9.000 | ... | €0 | - |
Die Buchungslogik
Bei Zahlung:
Deferred Revenue +12.000€ (Verbindlichkeit!)
Jeden Monat:
Revenue +1.000€
Im Modell
Du brauchst separate Berechnungen für:
- Billings (was der Kunde zahlt, wann er zahlt)
- Revenue (wann Umsatz realisiert wird)
- Deferred Revenue (was noch nicht realisiert ist)
Kosten Modellierung
Die Kostenstruktur bei SaaS ist vergleichsweise einfach. Die meisten Kosten sind fix oder semi-variabel.
CoGS (Cost of Goods Sold)
Bei SaaS sind die direkten Kosten minimal:
Customer Support (direkt zuordenbar)
Payment Processing Fees
Typische Berechnung:
Operating Expenses
SaaS-Unternehmen strukturieren OpEx typischerweise in drei Kategorien:
R&D (Research & Development)
Engineering Gehälter
Product Management
QA / Testing
S&M (Sales Marketing)
Sales Team + Kommissionen
Marketing (Paid, Content)
Customer Success
G&A (General & Administrative)
Management
Finance / HR / Legal
Office / IT
Headcount-basierte Planung
Der größte Kostenblock sind Gehälter. Plane Headcount pro Abteilung:
Skalierungseffekte
SaaS hat starke Skaleneffekte. Mit wachsendem Revenue:
- CoGS wächst unterproportional (Hosting skaliert)
- R&D wächst unterproportional (Produkt ist gebaut)
- S&M kann proportional bleiben oder sinken
- G&A wächst stark unterproportional
Das bedeutet: Die Gross Margin bleibt stabil oder steigt, die Operating Margin verbessert sich mit Skalierung.
Besonderheiten bei SaaS
Working Capital: Deferred Revenue
Die wichtigste Working Capital Position bei SaaS ist Deferred Revenue (Rechnungsabgrenzungsposten).
Bei Jahresverträgen:
- Du bekommst Cash sofort
- Du schuldest dem Kunden 12 Monate Service
- Diese Schuld steht als Verbindlichkeit in der Bilanz
Das ist positiv für den Cashflow: Du hast das Geld, bevor du die Leistung erbringst.
CapEx: Minimal
SaaS-Unternehmen haben kaum CapEx:
- Server werden gemietet (Cloud = OpEx)
- Software wird abonniert (OpEx)
- Büroausstattung ist minimal
Finanzierung: Equity-lastig
SaaS-Startups werden typischerweise mit Equity finanziert:
- Angels und VCs verstehen das Modell
- Recurring Revenue ist gut planbar
- Hohe Margen bei Skalierung
Fremdkapital kommt später:
- Revenue-Based Financing (% vom MRR als Rückzahlung)
- Venture Debt (nach Series A/B)
- Klassische Kredite (erst bei Profitabilität)
Die drei Statements bei SaaS
P&L Besonderheiten
- CoGS
= Gross Profit
- R&D
- S&M
- G&A
= EBITDA
- D&A (minimal bei SaaS)
= EBIT
- Interest
- Tax
= Net Income
Wichtig: Revenue ist der realisierte Umsatz, nicht die Billings. Bei hohem Wachstum mit Jahresverträgen ist Billings > Revenue.
Cashflow Besonderheiten
Der Operating Cashflow bei SaaS ist oft besser als der Gewinn vermuten lässt:
+ Increase in Deferred Revenue (Vorauszahlungen!)
= Operating Cashflow
Bei Wachstum mit Jahresverträgen:
- Neue Jahresverträge bringen Cash sofort
- Revenue wird erst über Zeit realisiert
- Deferred Revenue wächst → positiver Cashflow-Effekt
Balance Sheet Besonderheiten
Passivseite:
Deferred Revenue (langfristig): Anteil > 12 Monate (selten bei SaaS)
Aktivseite:
- Hoher Cash-Bestand (Funding + Vorauszahlungen)
- Wenig Anlagevermögen
- Ggf. kapitalisierte Entwicklungskosten
KPIs für SaaS
SaaS hat mehr etablierte KPIs als fast jedes andere Geschäftsmodell. Hier die wichtigsten:
Revenue Metriken
| KPI | Formel | Benchmark |
|---|---|---|
| MRR | Summe aller monatlichen Zahlungen | - |
| ARR | MRR × 12 | - |
| NRR | (MRR + Exp. - Contr. - Churn) / MRR | >100%, >120% top |
| GRR | (MRR - Contr. - Churn) / MRR | >85%, >90% top |
Unit Economics
| KPI | Formel | Benchmark |
|---|---|---|
| CAC | S&M Kosten / Neue Kunden | Variiert |
| LTV | ARPU × GM / Monthly Churn | - |
| LTV/CAC | LTV / CAC | >3x |
| CAC Payback | CAC / (ARPU × GM) | <12 Mon. |
📊 KPI Dashboard Beispiel
Komplexitäts-Übersicht: SaaS
Wo investierst du die meiste Zeit?
- Kohorten-Matrix und Churn-Logik - Das Fundament deines Modells
- Revenue Recognition - Unterscheidung Billing vs. Revenue
- KPI-Berechnung - Alle Metriken korrekt verknüpfen
Der Rest (CoGS, CapEx, Finanzierung) kann relativ einfach gehalten werden.
Häufige Fehler bei SaaS-Modellen
Fehler 1: Billings mit Revenue verwechseln
Wenn ein Kunde 12.000€ für ein Jahresabo zahlt, ist das nicht 12.000€ Umsatz im Januar. Es sind 1.000€ Umsatz pro Monat. Die Verwechslung führt zu völlig falschen Bewertungen und KPIs.
Fehler 2: Churn unterschätzen
Viele Modelle nehmen optimistische 2-3% monatlichen Churn an. In der Realität, besonders bei SMB-Kunden, sind 5-10% realistischer. Über 12 Monate macht das einen enormen Unterschied.
Fehler 3: Keine Kohorten modellieren
Ohne Kohorten ist MRR eine Blackbox. Du siehst nicht, woher Wachstum oder Verlust kommt. Das macht das Modell unbrauchbar für Szenario-Analysen.
Fehler 4: Deferred Revenue vergessen
Wenn Deferred Revenue nicht in der Bilanz steht, geht die Bilanz nicht auf. Es ist eine Verbindlichkeit, die bei Jahresverträgen erheblich sein kann.
Fehler 5: LTV/CAC falsch berechnen
Häufige Fehler:
- LTV ohne Gross Margin berechnen
- CAC ohne alle S&M Kosten
- Churn Rate und LTV-Berechnung inkonsistent
Fazit
Ein SaaS-Finanzmodell ist im Kern ein Kohorten-Modell. Wenn du die Kohorten-Logik richtig aufbaust, fällt der Rest an seinen Platz.
Die wichtigsten Punkte:
1. Kohorten sind das Fundament. Ohne sie verstehst du nicht, wie sich dein MRR entwickelt.
2. Billing ≠ Revenue. Diese Unterscheidung ist nicht optional, sondern buchhalterisch zwingend.
3. Deferred Revenue ist eine Verbindlichkeit. Sie gehört auf die Passivseite der Bilanz.
4. KPIs korrekt berechnen. SaaS-Investoren kennen die Metriken. Falsche Berechnungen fallen auf.
5. Churn ist der Hebel. Kleine Änderungen in der Churn-Rate haben massive Auswirkungen auf den langfristigen Wert.
Wenn du diese fünf Punkte beherrschst, hast du ein solides SaaS-Modell.
Du brauchst ein SaaS-Finanzmodell für deine nächste Finanzierungsrunde? Melde dich bei mir. Ich helfe dir, Kohorten, MRR und alle KPIs sauber aufzusetzen.
Du brauchst ein SaaS Finanzmodell?
Ich baue Finanzmodelle mit Kohorten, MRR-Logik und allen KPIs – keine Black Box, volle Transparenz.